Ratgeber · Arbeitsrecht
Zeiterfassungspflicht für Arbeitgeber
Stand: November 2026 · Quelle: BAG 1 ABR 22/21, EuGH C-55/18, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz
Kurz gesagt
Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer erfassen — das folgt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und gilt schon heute. Eine elektronische Form ist derzeit nicht vorgeschrieben; die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes ist noch nicht beschlossen.
Woher die Pflicht kommt
Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18).
Das Bundesarbeitsgericht hat daraus 2022 eine Pflicht abgeleitet, die in Deutschland schon heute gilt — ohne dass der Gesetzgeber tätig werden musste. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Das System muss Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden umfassen.
| Pflicht | Für wen | Quelle |
|---|---|---|
| Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitszeit erfassen | alle Arbeitnehmer im Geltungsbereich | BAG, 1 ABR 22/21 (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) |
| Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag aufzeichnen | alle Arbeitnehmer im Geltungsbereich | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren | Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Elektronische Form | derzeit keine Pflicht | BAG, 1 ABR 22/21 |
Für wen sie gilt
Für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Größe des Betriebs, und für alle Arbeitnehmer — auch in Teilzeit, im Minijob, im Homeoffice und im Außendienst. Ausgenommen sind nach dem Leitsatz des Bundesarbeitsgerichts nur Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber auf Grundlage der EU-Arbeitszeitrichtlinie eine abweichende Regelung getroffen hat. Das Arbeitszeitgesetz selbst gilt etwa nicht für leitende Angestellte und Chefärzte (§ 18 Abs. 1 ArbZG).
Für Vertrauensarbeitszeit macht der Beschluss keine Ausnahme: Auch wer seine Arbeitszeit frei einteilt, dessen Arbeitszeit muss erfasst werden. Nach Berichten über den aktuellen Gesetzentwurf (siehe unten) soll Vertrauensarbeitszeit als Modell ausdrücklich zulässig bleiben.
Wie erfasst werden muss
Eine bestimmte Form schreibt die geltende Rechtslage nicht vor. Solange der Gesetzgeber nichts Näheres regelt, hat der Arbeitgeber einen Spielraum; die Erfassung muss nach dem Bundesarbeitsgericht nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen, je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen. Die Aufzeichnung selbst darf der Arbeitgeber den Beschäftigten überlassen — dafür, dass ein System besteht und genutzt wird, bleibt er verantwortlich (BAG, 1 ABR 22/21).
Einen Betriebsrat braucht es für die Einführung nicht: Weil die Pflicht schon aus dem Gesetz folgt, hat er kein Initiativrecht, ein System der Zeiterfassung durchzusetzen (Pressemitteilung des BAG Nr. 35/22). Mitbestimmen kann er nur, soweit dem Arbeitgeber bei der Ausgestaltung ein Spielraum bleibt (BAG, 1 ABR 22/21).
Was bei Verstößen droht
Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es kein unmittelbares Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Erfassung aber anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG); wer einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, riskiert bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG).
Unmittelbar bußgeldbewehrt ist dagegen die ältere Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag muss aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Fehlen diese Aufzeichnungen oder sind sie falsch, drohen ebenfalls bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 2 ArbZG). Und ohne Erfassung lässt sich im Streit um Überstunden oder bei einer Prüfung kaum belegen, dass Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten wurden.
Was der Gesetzgeber plant
Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt (Eintrag im Lobbyregister des Bundestags). Beschlossen ist davon nichts: Es gibt weder einen Kabinettsbeschluss noch einen Gesetzentwurf im Bundestag, und in Kraft ist keine der Änderungen. Nach Berichten über den Entwurf soll die Arbeitszeit künftig elektronisch und grundsätzlich noch am Tag der Arbeit erfasst werden, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und einer Ausnahme für sehr kleine Betriebe. Einzelheiten können sich bis zu einem Beschluss noch ändern.
Für Betriebe bedeutet das: Die Pflicht zu erfassen gilt jetzt. Wer heute elektronisch erfasst, ist für die geplante Neuregelung bereits gerüstet.
So erfüllt Zeit48 die Pflicht
Zeit48 erfasst Beginn, Ende, Pausen und Dauer jeder Arbeitszeit — per Live-Timer, Stempeln am Standort oder als Nachtrag mit Genehmigung. Jede Korrektur wird mit dem vorherigen Stand protokolliert, sodass die Aufzeichnung nachvollziehbar bleibt. Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit werden bei jeder Buchung geprüft, und die Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Mehr dazu unter Zeiterfassung, Pausenregelung und Ruhezeit.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung für Arbeitgeber Pflicht?
Ja. Nach dem Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen, einschließlich der Überstunden (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21).
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Derzeit nicht. Nach dem Bundesarbeitsgericht können je nach Tätigkeit und Unternehmen auch Aufzeichnungen auf Papier genügen. Der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht eine elektronische Erfassung vor, ist aber nicht beschlossen.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Betriebe?
Ja. Die Pflicht aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts kennt keine Mindestgröße. Die Größe des Unternehmens kann nur bei der Form des Systems berücksichtigt werden.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Als Modell ja, aber auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit erfasst werden — der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts macht dafür keine Ausnahme.
Dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst erfassen?
Ja. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich, dass ein System besteht und genutzt wird.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen über Arbeitszeit von mehr als acht Stunden am Werktag mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Was droht, wenn ein Arbeitgeber keine Arbeitszeit erfasst?
Fehlen die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG, droht ein Bußgeld bis 30.000 Euro. Für die allgemeine Erfassungspflicht kann die Behörde die Erfassung anordnen; wer der Anordnung nicht folgt, riskiert ebenfalls bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG).
Diese Seite gibt die gesetzlichen Regeln und die zitierte Rechtsprechung wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.